AYDINLATMA METNİ

HİBE SÜRECİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, Mutfaktan Yarına Eğitim ve Destek Programının (Program) hibe ödeme, uygulama, izleme ve raporlama süreçlerinde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu:

Bilgi Yönetim ve Stratejik Araştırmalar Organizasyon Danışmanlık Ticaret Limited Şirketi (BYSA)
Adres: Tepe Prime Mustafa Kemal Mahallesi, Dumlupınar Bulvarı No: 266A/18, Çankaya / Ankara
E-posta: [email protected]

İşbu Aydınlatma Metni, Program kapsamında hibe almaya hak kazanan yararlanıcıların hibe ödeme işlemleri, hibenin uygulanması, kullanımının izlenmesi, sonuçlarının değerlendirilmesi ve raporlanması süreçlerinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Programın hibe ödeme, uygulama, izleme ve raporlama süreçleri kapsamında aşağıdaki kişisel veriler işlenebilmektedir:

Kimlik Bilgileri: Ad-soyad ile hibe ödeme ve izleme süreçlerinde gerekli olması halinde kimlik doğrulamaya ilişkin bilgiler.

İletişim Bilgileri: Cep telefonu numarası, e-posta adresi ve iletişim amacıyla kullanılan adres bilgileri.

İşletme ve Ticari Bilgiler: İşletme/kooperatif unvanı, işletme yapısı, vergi kimlik bilgileri, işletme adresi ve Program kapsamında hibe alan işletme veya kooperatife ilişkin bilgiler.

Finansal Bilgiler: Hibenin işletme veya kooperatif hesabına ödenebilmesi için gerekli banka ve hesap bilgileri ile hibe ödemesine ve kullanımına ilişkin mali kayıtlar.

Hibe ve İşlem Bilgileri: Hak kazanılan hibe tutarı, Hibe Ödeme Tutanağı ve ilgili kayıtlarda yer alan bilgiler, hibenin kullanım amacı, ödeme ve uygulama bilgileri ile hibenin kullanımına ilişkin kayıtlar.

İzleme ve Raporlama Bilgileri: Hibenin kullanımının ve Program sonuçlarının izlenmesi amacıyla gerekli olması halinde talep edilen harcama ve uygulama bilgileri, fatura, dekont ve benzeri doğrulayıcı belgelerde yer alan bilgiler, işletmenin faaliyet ve istihdam durumuna ilişkin bilgiler ile Programın etkisinin değerlendirilmesine yönelik cevap ve kayıtlar.

İmza Bilgisi: Hibe Ödeme Tutanağı ve hibe sürecinde imzalanması gereken diğer belgelerde bulunan imza bilgisi.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler;

• Hibe almaya hak kazanan yararlanıcının ve işletme/kooperatifin doğrulanması,
• Hibe Ödeme Tutanağının ve hibe sürecine ilişkin diğer kayıtların oluşturulması,
• Hibe ödemesinin işletme veya kooperatif hesabına gerçekleştirilmesi,
• Hibenin başvuruda belirtilen kullanım amacı doğrultusunda uygulanmasının takip edilmesi,
• Hibe kullanımına ilişkin bilgi ve belgelerin gerektiğinde doğrulanması,
• Program kapsamında bir yıl süreyle izleme ve raporlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Hibenin işletme, faaliyet ve istihdam üzerindeki sonuçlarının değerlendirilmesi,
• Programın sonuçlarının ve etkisinin değerlendirilmesi ve raporlanması,
• Program kapsamında doğabilecek talep, itiraz ve uyuşmazlıkların yönetilmesi,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli kayıtların muhafaza edilmesi

Amaçlarıyla işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, KVKK'nın 5 inci maddesinin ikinci fıkrasında düzenlenen;

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Hukuki sebeplerine dayanılarak, ilgili işleme faaliyetinin niteliğine göre işlenmektedir.

Hibe ödemesinin gerçekleştirilmesi, Hibe Ödeme Tutanağının düzenlenmesi, hibenin uygulanması ile izleme ve raporlama süreçlerinin yürütülmesi için gerekli kişisel veriler, Program kapsamındaki hibe ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.

Hibe kullanımının doğrulanması, Program kapsamında gerçekleştirilen işlemlerin kayıt altına alınması, olası talep ve itirazların değerlendirilmesi ve uyuşmazlıkların yönetilmesi için gerekli kişisel veriler, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebebine dayanılarak işlenebilmektedir.

BYSA'nın tabi olduğu mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla gerekli kişisel veriler, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebebine dayanılarak işlenebilmektedir.

Programın sonuçlarının ve etkisinin değerlendirilmesi ve raporlanması amacıyla gerekli kişisel veriler, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla BYSA'nın meşru menfaatleri kapsamında işlenebilmektedir.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler;

• Programın başvuru ve değerlendirme aşamalarında daha önce elde edilen bilgiler
• Hibe yararlanıcısı tarafından sunulan bilgi ve belgeler
• Hibe Ödeme Tutanağı ve hibe sürecinde düzenlenen diğer belgeler
• İşletme veya kooperatife ait ödeme ve hesap bilgileri
• Hibe kullanımının doğrulanması amacıyla gerektiğinde sunulan fatura, dekont ve benzeri belgeler
• Program kapsamında gerçekleştirilen izleme ve raporlama çalışmaları
• Yararlanıcı ile gerçekleştirilen elektronik veya fiziki iletişim

Aracılığıyla elektronik ve fiziki ortamlarda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmektedir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, hibe yönetim sisteminin teknik olarak işletilmesi ve Program kapsamındaki hibe ödeme, uygulama, izleme ve raporlama süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, BYSA adına ve BYSA ile arasındaki sözleşme doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla hizmet sunan DİSİMER Danışmanlık İletişim Basın Yayın Organizasyon ve Ticaret Limited Şirketine aktarılabilmekte ve DİSİMER tarafından BYSA'nın talimatları doğrultusunda işlenebilmektedir.

Programın yürütülmesi, hibe sürecinin koordinasyonu, Program sonuçlarının değerlendirilmesi ve raporlanması amacıyla; hibe yararlanıcısının ad-soyadı, işletme/kooperatif unvanı ve bilgileri, hak kazanılan hibe tutarı, hibenin kullanımına ilişkin bilgiler ile bir yıllık izleme sürecinde elde edilen sonuç ve raporlama bilgileri, bu amaçlarla sınırlı olmak üzere Özel Sektör Gönüllüleri Derneğine (ÖSGD) aktarılabilmektedir. T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri, banka/hesap bilgileri, imza ile fatura, dekont ve SGK belgelerinin kendileri bu aktarım kapsamında değildir.

Hibe ödemesinin gerçekleştirilmesi için gerekli bilgiler, ödeme işleminin gerçekleştirilmesiyle sınırlı olarak ilgili banka ve finans kuruluşlarına aktarılabilmektedir.

Kişisel veriler ayrıca hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mevzuattan kaynaklanan bir yükümlülüğün yerine getirilmesi veya yetkili makamların usulüne uygun taleplerinin karşılanması için gerekli olması halinde ve talep kapsamıyla sınırlı olarak aktarılabilir.

Hibe yararlanıcılarının fotoğraf, video, röportaj, başarı hikâyesi veya benzeri tanıtım içeriklerinin basın kuruluşlarına, sosyal medya platformlarına veya diğer tanıtım mecralarına aktarılması işbu Aydınlatma Metninin kapsamında değildir. Bu faaliyetler için ilgili kişilere ayrıca bilgilendirme yapılır ve açık rıza gerektiren işlemler bakımından açık rıza alınır.

Kişisel veriler, mevcut süreç kapsamında yurt dışına aktarılmamaktadır.

7. Kişisel Verilerin Saklanması

Program kapsamında hibe kullanımının ve sonuçlarının izlenmesine yönelik faaliyetler, hibe ödemesinden itibaren 1 yıl süreyle yürütülür. Bu kapsamda hibenin kullanım durumu, işletmenin faaliyetlerinin devamı, istihdam durumu ve Programın işletme üzerindeki sonuçlarının değerlendirilmesi amacıyla gerekli bilgi ve belgeler talep edilebilir.

Hibe ödeme, uygulama, izleme ve raporlama süreçlerinde işlenen kişisel veriler, hibe ilişkisinin sona ermesinden itibaren azami 5 yıl süreyle saklanır.

İlgili mevzuat uyarınca daha uzun süre muhafaza edilmesi zorunlu olan kayıtlar, ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanır.

Saklama süresinin sona ermesi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Yöntemi

KVKK'nın 11 inci maddesi kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK'nın 7 nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu kapsamdaki taleplerinizi;

Bilgi Yönetim ve Stratejik Araştırmalar Organizasyon Danışmanlık Ticaret Limited Şirketi (BYSA) Tepe Prime Mustafa Kemal Mahallesi, Dumlupınar Bulvarı No: 266A/18, Çankaya / Ankara adresine yazılı olarak veya BYSA sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden [email protected] adresine iletebilirsiniz.

Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve süreler çerçevesinde değerlendirilerek sonuçlandırılır.