AYDINLATMA METNİ

BAŞVURU VE DEĞERLENDİRME SÜRECİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, Mutfaktan Yarına Eğitim ve Destek Programının (Program) hibe başvuru ve değerlendirme süreçlerinde işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu:

Bilgi Yönetim ve Stratejik Araştırmalar Organizasyon Danışmanlık Ticaret Limited Şirketi (BYSA)
Adres: Tepe Prime Mustafa Kemal Mahallesi, Dumlupınar Bulvarı No: 266A/18, Çankaya / Ankara
E-posta: [email protected]

İşbu Aydınlatma Metni, Program kapsamında gerçekleştirilen hibe başvurusu, uygunluk kontrolü, puanlama, belge ve beyan doğrulaması, ön değerlendirme, jüri değerlendirmesi ve sonuçlandırma süreçlerinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak hazırlanmıştır.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Programın başvuru ve değerlendirme süreçleri kapsamında aşağıdaki kişisel veriler işlenebilmektedir:

Kimlik Bilgileri: Ad-soyad, doğum tarihi ile doğrulama aşamasında sunulan kimlik belgesinde bulunan bilgiler.

İletişim Bilgileri: Cep telefonu numarası, e-posta adresi ve il.

Hesap ve Başvuru Bilgileri: Kullanıcı adı/e-posta, kullanıcı hesabına ve başvuru işlemlerine ilişkin bilgiler.

İşletme ve Ticari Bilgiler: İşletme/kooperatif unvanı, işletme yapısı, vergi kimlik numarası, işletme adresi, faaliyete başlama yılı, isteğe bağlı olarak bildirilen Instagram hesabı, faaliyet alanı ile üretim ve servis alanına ilişkin bilgiler.

Eğitim ve Mesleki Bilgiler: Mutfak Sanatları Akademisi (MSA) eğitimini tamamlama ve değerlendirme bilgileri ile MSA Sertifikası.

İstihdam Bilgileri: Mevcut ve geçmiş dönem SGK'lı çalışan sayıları, kadın çalışan sayısı, çalışan devamlılığına ilişkin bilgiler ve yeni istihdam planları.

Başvuru ve Değerlendirme Bilgileri: Hibenin kullanım amacı, ihtiyaç ve hazırlık bilgileri, başvuru formunda verilen cevaplar, Sistem Puanı, sıralama bilgileri, Ön Değerlendirme sorularına verilen cevaplar ve puanlar, jüri değerlendirmeleri, jüri puanları ve başvuru sonuç bilgileri.

Belge ve Doğrulama Bilgileri: SGK hizmet dökümleri ve ilgili resmî istihdam kayıtları, vergi levhası, kimlik belgesi, MSA Sertifikası, faaliyet ve üretim/servis alanına ilişkin belgeler ile gerektiğinde talep edilen ek belge ve açıklamalarda bulunan bilgiler.

Görsel ve İşitsel Veriler: Başvuru ve doğrulama kapsamında sunulan işletmeye ilişkin görseller ile jüri görüşmesi sırasında elde edilen ses ve görüntü kayıtları.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel veriler;

• Kullanıcı hesabının oluşturulması ve başvurunun alınması,
• Başvuru sahibinin kimliğinin ve iletişim bilgilerinin belirlenmesi,
• Başvuru koşullarının ve yaş uygunluğunun kontrol edilmesi,
• Mükerrer başvuruların önlenmesi,
• MSA eğitim ve sertifika koşulunun kontrol edilmesi,
• Başvuru bilgilerinin değerlendirilmesi ve Sistem Puanının hesaplanması,
• Başvuruların sıralanması,
• Başvuru sırasında verilen bilgi ve beyanların belge ve kayıtlar üzerinden doğrulanması,
• Ön Değerlendirme sürecinin yürütülmesi ve puanlanması,
• Jüri değerlendirmesinin gerçekleştirilmesi, puanlanması ve sonuçlandırılması,
• Başvuru sahiplerine başvuru ve değerlendirme süreçlerine ilişkin e-posta bildirimlerinin yapılması,
• Program sonuçlarının oluşturulması ve başvuru sahiplerine bildirilmesi,
• Değerlendirme sürecine ilişkin olası itirazların incelenmesi ve uyuşmazlıkların yönetilmesi,
• Başvuru ve değerlendirme süreçlerinin gerektiğinde doğrulanabilmesi ve ispatlanabilmesi,
• Programın başvuru ve değerlendirme süreçlerinin güvenli ve düzenli şekilde yürütülmesi

Amaçlarıyla işlenmektedir.

Jüri görüşmelerine ait ses ve görüntü kayıtları; jüri değerlendirme sürecinin gerektiğinde doğrulanabilmesi, olası itirazların incelenebilmesi ve değerlendirme sürecine ilişkin uyuşmazlıkların yönetilebilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

Kişisel veriler, KVKK'nın 5 inci maddesinin ikinci fıkrasında düzenlenen;

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması

Hukuki sebeplerine dayanılarak, ilgili işleme faaliyetinin niteliğine göre işlenmektedir.

Başvuru, uygunluk kontrolü, puanlama, belge doğrulama, Ön Değerlendirme ve jüri değerlendirmesinin yürütülmesi için gerekli kişisel veriler esas olarak Program kapsamındaki hibe başvuru ve değerlendirme ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi amacıyla işlenmektedir.

Başvuru ve değerlendirme sürecinin ispatı, olası itirazların değerlendirilmesi ve uyuşmazlıkların yönetilmesi için gerekli kayıtlar ise bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması hukuki sebebine dayanılarak işlenebilmektedir. Bu kapsamda jüri görüşmelerine ait ses ve görüntü kayıtları da jüri değerlendirme sürecinin gerektiğinde doğrulanması, olası itirazların incelenmesi ve uyuşmazlıkların yönetilmesi amacıyla, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Programın ve başvuru sisteminin güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik kayıtların tutulması halinde söz konusu veriler, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla BYSA'nın meşru menfaatleri kapsamında işlenebilmektedir.

5. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel veriler;

• mutfaktanyarina.com internet sitesi üzerinden oluşturulan kullanıcı hesabı
• Elektronik başvuru formları
• Başvuru sahibinin sisteme yüklediği PDF, JPEG ve benzeri elektronik belgeler
• Başvuru ve Ön Değerlendirme kapsamında verilen elektronik beyan ve cevaplar
• Program kapsamında gerçekleştirilen belge ve beyan doğrulama işlemleri
• Gerektiğinde gerçekleştirilen yerinde incelemeler
• Yüz yüze gerçekleştirilen ve kayıt altına alınan jüri görüşmeleri

Aracılığıyla elektronik ve fiziki ortamlarda, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilmektedir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler, hibe yönetim sisteminin teknik olarak işletilmesi ve Program kapsamındaki başvuru ve değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, BYSA adına ve BYSA ile arasındaki sözleşme doğrultusunda veri işleyen sıfatıyla hizmet sunan DİSİMER Danışmanlık İletişim Basın Yayın Organizasyon ve Ticaret Limited Şirketine aktarılabilmekte ve DİSİMER tarafından BYSA'nın talimatları doğrultusunda işlenebilmektedir.

Jüri değerlendirmesine katılan jüri üyelerine yalnızca değerlendirme için gerekli olan başvuru sahibinin ad-soyadı ve işletme bilgileri aktarılır. Kimlik belgesi, SGK belgeleri, vergi levhası, iletişim bilgileri ve diğer doğrulama belgeleri jüri üyeleriyle paylaşılmaz.

Kişisel veriler ayrıca hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, mevzuattan kaynaklanan bir yükümlülüğün yerine getirilmesi veya yetkili makamların usulüne uygun taleplerinin karşılanması için gerekli olması halinde ve talep kapsamıyla sınırlı olarak aktarılabilir.

Kişisel veriler yurt dışına aktarılmamaktadır.

7. Kişisel Verilerin Saklanması

Hibe almaya hak kazanamayan başvuru sahiplerine ait başvuru ve değerlendirme verileri, Program sonuçlarının kesinleşmesinden itibaren azami 2 yıl süreyle saklanır.

Hibe almaya hak kazanan başvuru sahiplerine ait başvuru ve değerlendirme verileri, hibe ilişkisinin sona ermesinden itibaren azami 5 yıl süreyle saklanır.

Jüri görüşmelerine ait ses ve görüntü kayıtları, jüri değerlendirme sürecinin gerektiğinde doğrulanabilmesi ve olası itirazların incelenebilmesi amacıyla Program sonuçlarının kesinleşmesinden itibaren azami 1 yıl süreyle saklanır.

İlgili mevzuat uyarınca daha uzun süre muhafaza edilmesi zorunlu olan kayıtlar, ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanır.

Saklama süresinin sona ermesi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. İlgili Kişinin Hakları ve Başvuru Yöntemi

KVKK'nın 11 inci maddesi kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVKK'nın 7 nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Bu kapsamdaki taleplerinizi;

Bilgi Yönetim ve Stratejik Araştırmalar Organizasyon Danışmanlık Ticaret Limited Şirketi (BYSA) Tepe Prime Mustafa Kemal Mahallesi, Dumlupınar Bulvarı No: 266A/18, Çankaya / Ankara adresine yazılı olarak veya BYSA sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden [email protected] adresine iletebilirsiniz.

Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen usul ve süreler çerçevesinde değerlendirilerek sonuçlandırılır.